OBJECTIF DE LA POLITIQUE

955 Prêt reconnaît l’importance de son rôle dans la gestion responsable des renseignements personnels. Dans cette optique, elle élabore cette politique afin de guider ses actions ainsi que celles de ses employés et gestionnaires, assurant ainsi le respect des exigences légales et réglementaires en matière de protection des renseignements personnels. En instaurant une telle politique, 955 Prêt vise à maintenir la confiance de ses clients, partenaires et employés, tout en garantissant la conformité aux lois régissant ces domaines. Cette politique prévoit également la mise en place d’un Programme de gestion de la vie privée au sein de 955 Prêt, instaurant ainsi une culture centrée sur la protection de la vie privée et des renseignements personnels à l’échelle de l’entreprise. L’engagement de 955 Prêt envers cela fait partie intégrante de ses pratiques, et le respect de ces règles constitue une condition stricte d’emploi.

OBJECTIFS DU PROJET

Cette politique vise à atteindre les objectifs suivants :

Confirmer l’engagement de 955 Prêt et de tous les intervenants à respecter les exigences légales et réglementaires, ainsi qu’à promouvoir une culture respectueuse de la vie privée et des renseignements personnels. Énoncer les principaux éléments du Programme de gestion de la vie privée et la manière de se conformer aux exigences légales et réglementaires relatives à la collecte, la détention, l’utilisation, la communication, la conservation, la destruction ou l’anonymisation des renseignements personnels. Satisfaire aux exigences légales et réglementaires en matière de protection des renseignements personnels. Définir les rôles et responsabilités des différents intervenants au sein de l’entreprise.

DÉFINITIONS

Les définitions de certains termes et expressions utilisés dans cette politique se trouvent à l’Annexe 1 pour en faciliter la lecture. Ces termes et expressions sont identifiés dans le texte par l’utilisation de la majuscule en début de mot.

PORTÉE

Cette politique s’applique à tous les employés, gestionnaires, partenaires et contractuels indépendants de 955 Prêt, ainsi qu’à toute personne physique ou morale dûment autorisée par 955 Prêt à agir en son nom.

PRINCIPES DIRECTEURS Afin de s’acquitter de ses obligations, 955 Prêt adopte les principes directeurs suivants :

Protection des renseignements personnels et vie privée : Assurer la protection des renseignements personnels et de la vie privée conformément aux exigences légales et réglementaires, notamment en respectant les critères de nécessité, consentement, transparence, sécurité, limitation de la collecte, limitation de l’utilisation, limitation de la communication, limitation de la conservation, exactitude, ainsi que la possibilité pour un individu de porter plainte ou d’exercer tout autre droit prévu dans les exigences légales et réglementaires. Transparence : 955 Prêt met à la disposition de ses clients des renseignements précis touchant les principes directeurs et les pratiques de l’entreprise en matière de protection des renseignements personnels, ce qui comprend notamment de l’information sur (i) le recours à des Tiers, (ii) le fait que les renseignements personnels peuvent être conservés à l’extérieur du Québec, (iii) le recours à des technologies permettant des décisions automatisées, (iv) ses pratiques en matière de conservation, de destruction et d’anonymisation et (v) les façons d’exercer leurs droits. Consentement : Les renseignements personnels ne peuvent être recueillis, ni être utilisés ou communiqués sans que l’individu concerné en soit préalablement informé et que son consentement ait été obtenu, à moins que des motifs d’ordre juridique, des motifs relevant de la sécurité ou d’autres bases juridiques permises par les exigences légales et réglementaires ne le justifient. Collecte et critère de nécessité : Les renseignements personnels recueillis doivent se limiter à ceux qui sont nécessaires pour accomplir les fins visées et ils doivent être obtenus en recourant à des pratiques équitables et conformes aux exigences légales et réglementaires. Limite de l’utilisation, de la communication et de la conservation : Les renseignements personnels ne peuvent être utilisés, communiqués ou conservés que dans la poursuite de la raison pour laquelle (objectif) ils ont été recueillis, à moins que la personne n’ait consenti à ce qu’ils le soient ou que les exigences légales ou réglementaires ne le permettent ou le requièrent. Exactitude : 955 Prêt s’efforce, avec la meilleure diligence, de faire en sorte que les renseignements personnels qu’elle recueille, qui sont en sa possession ou dont elle a la gestion soient toujours exacts et à jour. Conservation, destruction ou anonymisation : Les renseignements personnels sont conservés, détruits ou anonymisés conformément aux exigences légales et réglementaires et ne peuvent être conservés indéfiniment à moins d’avoir été adéquatement anonymisés. Droits des individus : 955 Prêt informe ses clients de leurs droits en matière de protection des renseignements personnels et de la façon dont ils peuvent les exercer. 955 Prêt prévoit des mécanismes afin de répondre et traiter ces demandes dans les délais impartis par les exigences légales et réglementaires. Il en est de même pour le droit de porter plainte. Mesures de sécurité : 955 Prêt met en place des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels recueillis, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur répartition et du support utilisé.

PROGRAMME DE GESTION DE LA VIE PRIVÉE

Le Programme de gestion de la vie privée de 955 Prêt comprend les principaux éléments suivants :

Gouvernance, encadrements et documentation : Cette politique détermine les orientations de 955 Prêt relativement à la protection des renseignements personnels. D’autres encadrements peuvent accompagner la présente politique afin de répondre à certaines exigences spécifiques en regard des exigences légales et réglementaires ou pour répondre à des besoins propres à chaque Département. En plus de la présente politique, 955 Prêt doit mettre en place des encadrements afin de démontrer sa conformité à la législation. Au minimum, 955 Prêt devrait prévoir des encadrements quant aux aspects suivants :

Gestion des droits des individus, incluant la gestion des plaintes et autres recours. Conservation, destruction ou anonymisation des renseignements personnels. Gestion des Tiers. Gestion des incidents impliquant des renseignements personnels. Prise de décision automatisée. Utilisation des renseignements personnels à des fins de recherches.

Responsable de la protection des renseignements personnels : 955 Prêt doit désigner une personne agissant à titre de responsable de la protection des renseignements personnels. À moins d’une nomination spécifique par l’administration, cette responsabilité est dévolue à la personne ayant la plus haute autorité au sein de 955 Prêt.

Inventaire des renseignements personnels : 955 Prêt doit connaître le type, la quantité et la sensibilité des renseignements personnels qu’elle détient. Elle doit déterminer les raisons pour lesquelles elle les recueille, les utilise ou les communique et à quel endroit elle les conserve (au sein de l’entreprise ou auprès d’un Tiers).

Gestion des risques : 955 Prêt doit s’assurer que les risques légaux et réglementaires liés à la protection des renseignements personnels soient identifiés et évalués. Pour ce faire, elle doit notamment effectuer l’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (« ÉFVP ») lorsque les exigences légales et réglementaires le requièrent.

Formation et sensibilisation : 955 Prêt doit former et sensibiliser ses Utilisateurs. La formation et la sensibilisation portent notamment sur les exigences légales et réglementaires, sur la présente politique ou sur tout encadrement ou documentation pouvant avoir un lien avec la protection des renseignements personnels. La formation est mise à jour au besoin et doit être adaptée à la fonction ainsi qu’aux tâches des Utilisateurs, lorsque cela est requis. La formation est donnée aux Utilisateurs dès que possible suivant leur arrivée en poste ou en fonction de leur nouvelle assignation, lorsque pertinente.

Reddition de comptes : La reddition de comptes vise à s’assurer que l’information juste, suffisante et pertinente en matière de protection des renseignements personnels soit communiquée, en temps opportun, à l’administration.

Évaluation continue et révision : Le Programme de gestion de la vie privée devrait faire l’objet d’une évaluation continue et d’une révision afin d’en assurer la pertinence et l’efficacité, notamment en regard des changements législatifs et/ou des changements au sein de l’entreprise.

MESURES DE SÉCURITÉ

955 Prêt emploie des mesures de sécurité appropriées pour protéger les renseignements personnels sous sa garde ou son contrôle. Tous les Utilisateurs doivent donc faire preuve de prudence et de diligence lorsqu’ils traitent ou manipulent des renseignements personnels. Ils doivent en tout temps appliquer les mesures de sécurité appropriées (physiques, organisationnelles et technologiques) afin de protéger les renseignements personnels, le tout conformément à la présente politique.

RESPONSABILITÉS

Dans le cadre de notre engagement à protéger votre vie privée, nous avons mis en place des politiques relatives à la vie privée qui décrivent les obligations des membres du personnel de 955 Prêt lorsqu’ils traitent vos renseignements personnels. Tous les employés doivent obtenir les consentements nécessaires de votre part lors de la collecte, de l’utilisation et/ou de la communication de vos renseignements personnels, conformément à la loi. De plus, ils ne peuvent accéder à vos renseignements que s’ils en ont besoin dans l’exercice de leurs fonctions. Le rôle de la direction de 955 Prêt dans la protection de vos renseignements personnels consiste notamment à veiller au respect des lignes directrices appropriées en matière de conservation et de destruction et à maintenir un processus de production de déclaration auprès de la personne responsable de la protection des renseignements personnels de 955 Prêt. La personne responsable de la protection des renseignements personnels aide tous les employés à recueillir, à utiliser, à communiquer et à conserver les renseignements conformément aux lois et aux politiques applicables. La personne responsable de la protection des renseignements personnels agit également à titre d’agent de liaison officiel avec les organismes de réglementation de la protection de la vie privée et est la principale ressource pour toutes les plaintes, les préoccupations et les questions liées à la protection de la vie privée.

PRESIDENT AVI ENSAFI 

955PRET (9389-2263 QUÉBEC INC. )

1-866-955-7738